تجاوز الموازنة
إذا استُهلك أكثر من 90% من موازنة المركز، ظهرت توصية بعنوان «تجاوز الموازنة». الإجراء المقترح: مراجعة الموازنة أو تحسين الكفاءة. وتُعرض هذه التوصية بأولوية عالية.
في أنظمة أزالي وفي أزالي المالي
أزالي AI
في لوحة مراكز التكلفة تظهر توصية إذا تجاوز الصرف 90% من الموازنة، أو إذا بقي الاستهلاك أقل من 30%، أو إذا لم يُعيَّن للمركز مدير. وفي شؤون الموظفين تُفعَّل بطاقة الحضور بعد تسجيل الوجه والتحقق منه. وعند افتتاح السنة تُعرض معاينة ملف الأرصدة قبل اعتمادها في دليل الحسابات.
- توصيات مراكز التكلفة
- توقع الصرف
- الحضور ببصمة الوجه
- معاينة الأرصدة الافتتاحية
الفائدة
تظهر توصية مركز التكلفة قبل إقفال الشهر
يضم المشروع عدداً كبيراً من مراكز التكلفة، ويضم الحضور عدداً كبيراً من الموظفين. إذا استهلك مركز موازنته في منتصف السنة، بقيت التوصية ظاهرة على اللوحة منذ تسجيل الصرف. يعدّل المراجع الموازنة أو يعيّن المدير من شاشته، قبل أن يظهر الأمر في ميزان آخر الشهر.
استغلال منخفض
إذا بقي استهلاك المركز أقل من 30%، ظهرت توصية بعنوان «استغلال منخفض للموازنة». الإجراء المقترح: إعادة توزيع الموازنة أو زيادة الاستثمار.
مركز من غير مدير
يحصي النظام المراكز التي لم يُعيَّن لها مدير، ويعرضها في تنبيه واحد يطلب تعيين مدير لكل مركز.
في أنظمة أزالي
تسجيل الحضور ببصمة الوجه
تُسجَّل بصمة الوجه من شاشة الموظف، ويمكن تحديثها لاحقاً. يتم التحقق من الوجه نفسه، ثم تُفعَّل بطاقة الحضور والانصراف. إذا لم تُسجَّل البصمة ولم يكتمل التحقق، بقيت البطاقة غير مفعّلة، ويظهر ذلك للمشرف في قائمة موظفي المشروع.
بصمة الوجه إحدى طرق تسجيل الدوام في أزالي، إلى جانب الوسائل الأخرى. يقرأ مسير آخر الشهر الدوام المعتمد، فيدخل الحضور المسجّل بالوجه في حساب الراتب مع بقية الحركة المعتمدة.
تعرض قائمة الموظفين حالة البطاقة: مفعّلة بعد التحقق، أو غير مفعّلة لأن البصمة لم تكتمل، كما تعرض طريقة التسجيل التي استُخدمت.
في أزالي المالي
التوصيات تخص الشركة والسنة التي يعمل عليها المحاسب
يعمل المحاسب على شركة محددة وسنة مالية مفتوحة. توصيات مراكز التكلفة، وتوقع الصرف، وقراءة ملف الأرصدة، كلها تخص هذه الشركة وهذه السنة. تظهر النتيجة في اللوحة أو في معاينة الاستيراد، ويكمل المحاسب الإجراء: تعديل الموازنة، أو تعيين المدير، أو اعتماد صفوف الأرصدة.
توصيات مراكز التكلفة
في لوحة مراكز التكلفة قسم بعنوان «توصيات الذكاء الاصطناعي». تُحسب النسبة بقسمة المبلغ المصروف على الموازنة المخصصة. إذا تجاوزت النسبة 90% ظهرت توصية «تجاوز الموازنة»، وإجراءها «مراجعة الموازنة أو تحسين الكفاءة»، وأولويتها عالية. إذا انخفضت النسبة عن 30% ظهرت توصية «استغلال منخفض للموازنة»، وإجراءها «إعادة توزيع الموازنة أو زيادة الاستثمار». أما المراكز التي لا مدير لها فتُجمع في تنبيه واحد يذكر عددها ويطلب تعيين مدير.
توقع الصرف القادم
يعتمد التوقع على المبالغ المصروفة في الفترات السابقة للمركز. إذا توفرت ثلاث فترات على الأقل، رسم النظام اتجاه الصرف: زيادة، أو نقص، أو ثبات، ثم مدّ هذا الاتجاه على الفترات القادمة. العدد الافتراضي للفترات المتوقعة ست فترات، ويمكن تغييره. لكل فترة متوقعة مبلغ، ومستوى ثقة يُحسب من تفاوت الأرقام السابقة. بذلك يرى المراجع اتجاه الصرف قبل إقفال السنة.
صرف يختلف عن متوسط المراكز
يقارن النظام كل مركز ببقية المراكز. يحسب متوسط الصرف ومتوسط نسبة استخدام الموازنة، ثم يُظهر المركز الذي يبتعد عن هذا المتوسط. الحد الافتراضي انحرافان معياريان. ما تجاوز الحد يُصنَّف صرفاً أعلى من بقية المراكز، أو صرفاً أقل منها بفارق واضح. يعرض السطر اسم المركز واسم مديره ونوعه، ليراجعه المحاسب عند قراءة الموازنة وقبل إقفال الفترة.
ملف الأرصدة الافتتاحية
يختار المحاسب الشركة أولاً، ثم يرفع ملف الأرصدة بصيغة إكسل أو csv. إذا كان الملف فارغاً أو كانت صيغته غير مدعومة، توقف الاستيراد وظهرت رسالة. إذا كان الملف سليماً، بحث النظام عن صف العناوين في الصفوف الأولى، ثم عرض المعاينة: العناوين، وخمسة صفوف بعدها، وعدد الصفوف المتبقية. يرى المراجع الأعمدة قبل أن تُعتمد الأرصدة في دليل حسابات السنة.
في العمل اليومي
ما يفعله المراجع بعد ظهور النتيجة
1
يفتح السنة المالية أو ملف الموظف
للحسابات: الشركة والسنة. للحضور: سجل الموظف لتسجيل البصمة.
2
تظهر النتيجة على الشاشة
توصية لمركز تكلفة، أو توقع للصرف، أو مركز يختلف عن المتوسط، أو معاينة للأرصدة.
3
يكمل الإجراء من شاشته
يعدّل الموازنة، أو يعيّن المدير، أو يعتمد صفوف الملف، أو يفعّل بطاقة الحضور.
4
يُقفَل الشهر في أزالي المالي
تُصدَر القيود والقوائم من شاشات السنة بعد المراجعة، مثل سائر حركات الشهر.
تسجيل القيود في أزالي المالي
هذه الصفحة تشرح التوصيات والتنبيهات. أما تسجيل القيد وإصدار القائمة وإقفال الشهر فيتم في أزالي المالي.